Light Matters is een van de snelst groeiende lichtspecialisten, met fysieke winkel, in Nederland. Met bijna 9000 lampen van merken als Flos, Louis Poulsen en Artemide, in de webshop, zou je denken dat het wel goed is zo. Niets is minder waar, de webshop van Light Matters is nog lang niet vol(ledig).

Waar de fysieke winkel van Light Matters je laat onderdompelen in de wondere wereld van verlichting, met persoonlijk advies, uitleg over licht en gedetailleerde lichtplannen. Levert Light Matters online eigenlijk alles. Van technische tot decoratieve verlichting. En dat betekent simpelweg dat de webshop altijd up-to-date, betrouwbaar en volledig moet zijn.

Handmatig data verwerken kost tijd, energie, en geld

Lieke is verantwoordelijk voor de lampen in de webshop. Van het toevoegen en verwijderen van producten tot het wijzigen van prijzen en productcodes.

Lieke: “Op een dag voeg ik 60 tot 70 nieuwe producten toe. Dat lijkt weinig. Maar sommige lampen hebben wel 10, 20, soms zelfs nog meer varianten en specificaties. Denk aan kleuren, afmetingen, materialen. Allen met eigen productcodes en namen. Dit zet ik allemaal handmatig in Excel. En dan hebben we het nog niet eens over de vele afbeeldingen die bij de producten moeten komen te staan.”

Handmatig de collectie van Light Matters uitbreiden kost op deze manier veel tijd, energie en indirect ook meer geld dan gewenst. En daarmee is dit meteen de grootste groeibeperking van Light Matters. Het aanbod blijft achter.

“Je wilt een nieuw merk of een nieuwe collectie meteen kunnen introduceren, en niet vijf maanden moeten wachten omdat je alles alleen in plukjes online kunt zetten,” zegt Lieke.

Naast dat het toevoegen van nieuwe lampen veel tijd kost, zorgt het updaten van bestaande producten net zo veel tijd. “In januari, en soms ook gedurende het jaar, leveren leveranciers nieuwe prijslijsten aan, met vaak nieuwe productcodes. Ook deze productinformatie verwerk ik handmatig, wat ervoor zorgt dat alles nog meer opgehouden wordt.”

“Verouderde productinformatie heeft een negatieve impact op onze marges. Denk aan een stijging van de inkoopprijzen, terwijl de verkoopprijzen online nog niet aangepast zijn. Het is dus ontzettend belangrijk dat deze wijzigingen snel doorgevoerd worden.”

Handmatig producten toevoegen blijkt ook erg foutgevoelig

Handmatig producten toevoegen of wijzigen kost tijd, én blijkt erg foutgevoelig, merkt ook Lieke. Op de vraag of er wel eens cruciale fouten zijn gemaakt is het antwoord simpelweg ‘Ja’. Door het importeren van verschillende data sheets zijn er ooit komma’s in een prijsoverzicht verschoven. En dus stonden er lampen van €1200 voor €1,20 online.

“En dus stonden er lampen van

€1200 voor €1,20 online.”

“Dat was wel even schrikken. Gelukkig check ik na het publiceren alle producten meerdere keren en kon ik de fout snel rechtzetten. Ik wil niet weten wat er was gebeurd als ik dit niet had gezien…”

Ondertussen gebruikt Light Matters het automatiseringssysteem van Decodata. Light Matters verwacht dat ze door productinformatie geautomatiseerd toe te voegen sneller collecties kunnen toevoegen, uitbreiden en wijzigen, met als bijkomend voordeel dat deze data ook nog eens foutloos is.

“Op een gegeven moment zie je de fouten gewoon niet meer. Je wilt niet alle producten drie keer checken, maar het moet eigenlijk wel. Met de import sheets van Decodata hoop ik dus niet alleen sneller te kunnen werken, maar ook minder druk te ervaren omdat er minder fouten gemaakt kunnen worden,” aldus Lieke.

We kijken met belangstelling uit naar de komende maanden om te zien hoe het verder gaat met Light Matters en Lieke. Houd ons in de gaten en blijf zo op de hoogte van hun voortgang en ervaringen met ons automatiseringssysteem.

Fotocredits: Flos, Artemide en Louis Poulsen