Efficiënter werken met een PIM-systeem

Als retailer ben je het liefst de hele dag bezig met dat waar je goed in bent: producten verkopen. Van inspireren tot adviseren en uiteindelijk de koop sluiten. Dat is wat je werk zo leuk maakt. Helaas komen er ook administratieve taken bij kijken, bijvoorbeeld het invoeren van productinformatie in je PIM-systeem (Product Information Management System). Het importeren van al deze data kost vaak een hoop tijd. Tijd die je liever besteedt aan het verkopen van je producten.

In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten over een PIM-systeem en hoe je hier nog efficiënter mee kan werken. Met als doel, meer tijd overhouden voor het échte werk.

Wat is een PIM-systeem?

In een PIM-systeem beheert en ordent een bedrijf alle relevante informatie over de producten die verkocht of geproduceerd worden.

De voordelen van een PIM-systeem

Een PIM-systeem helpt bedrijven met het verwerken van complexe productinformatie en het publiceren van productinformatie op bijvoorbeeld de webshop of marketplaces.

De grootste voordelen van een PIM-systeem zijn:

• Je hoeft productinformatie maar één keer in te voeren.
• Je kan gemakkelijk productinformatie opzoeken.
• Productinformatie kan gepubliceerd worden op verschillende kanalen.

Hoe werkt een PIM-systeem?

Om een PIM-systeem zijn werk te kunnen laten doen, moet je eerst productinformatie in het systeem importeren. Dit doe je vaak aan de hand van importsheets. Wanneer alle producten in het systeem staan, kunnen de producten gepubliceerd worden op de door jou gekozen kanalen. Productinformatie importeren Het kan een hele klus zijn om producten in een PIM-systeem te verwerken. Ondanks dat sommige merken ‘slechts’ tientallen producten voeren, kunnen deze in verschillende variaties te koop zijn. Denk bijvoorbeeld aan kleur- en stof variaties. Dit maakt dat tientallen producten al snel uiteenvallen in honderden producten in één collectie.

Om het importeren van deze productinformatie voor jou als retailer makkelijker te maken, leveren merken vaak een master datasheet aan. Helaas komt het vaak voor dat er in deze master datasheet informatie ontbreekt en je ook andere bestanden moet raadplegen, zoals een PDF met de hele collectie inclusief prijzen, of informatie op hun website. Dit maakt dat je uiteindelijk alsnog zelf een Excel moet maken met de complete informatie, zodat je de producten gemakkelijk kan importeren in het PIM-systeem. Deze importsheets zien er voor elke retailer anders uit, afhankelijk van de producteigenschappen in het PIM-systeem.

Als je eenmaal een gestandaardiseerd importsheet hebt gemaakt, kan je deze gelukkig wel hergebruiken. Het voordeel van deze grote en belangrijke importsheet, is dat je niet één voor één de producten in het PIM-systeem hoeft toe te voegen. Producten kunnen in grotere batches worden geïmporteerd.

Efficiënt werken met een PIM-systeem

Een PIM-systeem helpt je dus met het ordenen en publiceren van productinformatie, maar er komt een hoop (handmatig) werk bij kijken voor het systeem zijn werk kan doen. Dit werk zit hem vooral in het importeren van data. Wist je bijvoorbeeld dat het gemiddeld €20 kost om slechts één product toe te voegen aan je webshop? En dat het een ervaren medewerker lukt om zo’n 40 producten per dag te verwerken? Met een simpele rekensom van 2000 x €20 = €40.000, kan je berekenen dat een collectie van 2000 producten dus gemiddeld €40.000 én 10 werkweken kost voor 1 fulltime medewerker. Reken dan maar eens na hoeveel tijd en geld het jou heeft gekost om je webshop op het productaanbod te krijgen waar je nu op zit.

Gelukkig is er na deze berekening ook goed nieuws. Decodata kan namelijk helpen om meer dan 50% van deze kosten te besparen. Met onze oplossing kan je als retailer automatisch je importsheets vullen.

Een PIM-systeem vs. Decodata

Decodata zorgt ervoor dat je PIM-systeem, webshop, marketplaces en marketplace feeds supersnel gevuld zijn met producten. Onze oplossing verwerkt data uit verschillende soorten bestanden en zorgt ervoor dat alle product informatie gestructureerd, geconverteerd en verrijkt wordt. Vervolgens kan de productinformatie via ons systeem in een paar muisklikken geïmporteerd worden in welk systeem dan ook.

Dit ziet er als volgt uit:

Stel je voor: een merk heeft een nieuwe collectie gelanceerd. De mooiste producten worden aangeboden via fysieke winkels, webwinkels en project inrichters. Nu wil jij als retailer ook graag de collectie verkopen. Maar voor het zover is, moet de productinformatie in je PIM-systeem geïmporteerd worden. Waar je dit eerst handmatig moest doen, kan je dit nu automatiseren met Decodata. Je logt in op Decodata met je account, maakt binnen de portal een importsheet aan en vult deze direct met de gewenste en beschikbare merk-productinformatie.

Ben je benieuwd hoe Decodata jouw bedrijf kan helpen met het online zetten van je producten en collecties? Plan dan een kennismaking via onderstaande button.