Importsheet & Master Datasheet: Wat houdt het in?

  • Sanne Leeh
  • Tuesday, Feb 16, 2021
blog-image

Wat zijn de overeenkomsten tussen een hanglamp, een bureaustoel en een fauteuil? Niet zo gek veel, behalve dat je alle drie de producten moet verwerken om ze in je webshop te krijgen. Of je dat met de hand verwerkt in een Excel bestand, product per product in je backoffice, of via je Product Information System (PIM), één ding is zeker: het kost veel tijd. Eén voor één de productspecificaties kopiëren en plakken, afmetingen overtypen en adviesprijzen opzoeken. Daar gaat veel tijd in zitten, en het is ook nog eens verwarrend. Want met het schakelen tussen PDF prijslijsten, aangeleverde Excels en websites van merken, blijft overzicht houden lastig. Wist je dat Decodata jou gemakkelijk kan helpen met niet alleen overzicht houden, maar ook nog eens 50% van tijd en kosten in dit proces te besparen? Lees hieronder hoe dat zit.

Wanneer je als retailer een nieuw merk mag voeren, is dat natuurlijk geweldig nieuws. Dit betekent dat het merk vertrouwen heeft in jouw webshop, maar ook in jou als verkoper. Een geweldige nieuwe samenwerking! En dan gaat de klok tikken, want jij wilt zo snel mogelijk de productspecificaties verwerken naar online content in jouw webshop. De omvang van iedere interieurcollectie verschilt, net als de beschikbare data.

Het kan dan ook een zware kluif zijn om alle producten van het merk te verwerken. Waar zit dat hem in? Ondanks dat sommige merken “slechts” tientallen producten voeren, kunnen deze in verschillende variaties te koop zijn, bijvoorbeeld kleur- of stofvariaties. Dan vallen die tientallen producten al snel uiteen in honderden producten in één collectie. Informatie en data zijn er vaak in overvloed. Vaak levert het merk een master datasheet met daarin “alle” productspecificaties, zodat je deze makkelijk kan verwerken. In realiteit mist er veelal informatie in deze master datasheet en moet je ook andere bestanden raadplegen, zoals een PDF met de hele collectie inclusief prijzen, of informatie op hun website. Al snel hopen de producten en specificaties zich op en gaan er uren, dagen, zo niet weken, in zitten om alles te verwerken. Ondertussen wordt het merk misschien een beetje ongeduldig, want zij staan natuurlijk ook te trappelen dat hun collecties worden verkocht via jouw webshop.

Zoals eerder gezegd, informatie en data in overvloed. Grote kans dat je dit verwerkt door alles in een eigen Excel te zetten. De kolommen bovenaan geef je dan een naam, ook wel een kolomtitel genoemd. Deze kolomtitels moeten overeenkomen met de product eigenschappen in jouw backoffice of PIM, zodat de producten op een juiste manier gematched kunnen worden. Voor de een zal bijvoorbeeld het merk moeten worden verwerkt met de kolomtitel “Merk”, terwijl het voor een ander “Merknaam”, of misschien de Engelse variant “Brand”, is. Hierdoor zien deze Excels, ook wel importsheets genoemd, er vaak voor iedere retailer anders uit.

Gelukkig hoef je niet elke keer wanneer je nieuwe producten wilt toevoegen opnieuw te beginnen. Vaak wordt er een gestandaardiseerde importsheet gebruikt met daarin alle kolommen die mogelijk gevuld kunnen worden.

Het voordeel van deze grote en belangrijke importsheet, is dat je niet met de hand één voor één de producten in de backoffice van je webshop hoeft toe te voegen. Door dit bestand in te vullen, kunnen er in grotere batches producten direct worden geïmporteerd in je shop. Ook wanneer je werkt met een PIM, zal je de productinformatie moeten verwerken en importeren via dit systeem. Vandaar de term importsheet!

Of je nu werkt met een importsheet of werkt met een PIM, Decodata kan je helpen. Het proces hoeft namelijk niet zo lang te duren, of zo intensief te zijn. Wist je dat het gemiddeld €20 kost om slechts één product toe te voegen aan je webshop? En dat het een content specialist lukt om zo’n 40 producten per dag te verwerken? Met deze getallen in het achterhoofd, is het niet langer een kwestie van dat het veel tijd kost, maar ook nog eens veel geld. Met een simpele rekensom van 2000 x €20 = €40.000, kan je berekenen dat een collectie van 2000 producten dus gemiddeld €40.000 én 10 werkweken kost voor 1 fulltime content marketeer. Reken dan maar eens na hoeveel tijd en geld het jou heeft gekost om je webshop op het productaanbod te krijgen waar je nu op zit. Tip van Decodata: ga vast even zitten, want het is een hoop.

Maar, gelukkig is er na deze berekening ook goed nieuws. Decodata kan namelijk helpen om meer dan 50% van deze kosten te besparen. Door gebruik te maken van onze oplossing, heb je als retailer namelijk toegang tot gestandaardiseerde productinformatie. Dat betekent dat je dus toegang hebt tot dé geautomatiseerde oplossing om jouw importsheets te laten vullen. Je hoeft dan dus niet langer te schakelen tussen de bestanden die een merk aanlevert. Je logt in op Decodata met je account, maakt binnen de portal een importsheet aan en vult deze direct met de gewenste en beschikbare merk-productinformatie. Klinkt simpel, en dat is het ook.

Benieuwd hoe de oplossing precies werkt? Wil je het met eigen ogen zien? Boek dan een kennismaking via onderstaande button. Dan zien we je snel!
Maak kennis